秘書の仕事を兼務で3年間やっていました。
このページをご覧になっているあなたは秘書の仕事に興味のあって開いていただいたと思います。
仕事の内容や、やっていて良かったこと、大変だった体験談を書いていきます。
秘書の仕事内容
まずは秘書の主な仕事内容をご紹介します。
スケジュール管理
まず、スケジュール管理が基本の仕事となります。
ボスの代わりにアポイントの電話をかけることもあります。
接待のお店の予約
たくさんの接待をしますので、その席の予約もします。
ボスから直接「ここのお店を予約しておいて」と指定されることもありますが、
「大手町周辺で」とか「会席のお店」とか、ざっくりとした指示も結構あります。
寿司ならここ、うな重ならここ、銀座周辺、日本橋周辺…といったように予算や場所、食事のジャンルでリスト化し、提案して選んでもらう様にするなど工夫が必要です。
新幹線や航空券・宿泊先の手配
こちらは今はインターネットですべて予約ができますので、ネットで手配します。
必ず控えを取ります。（領収証も！）
お中元やお歳暮の手配・お礼状の作成
お礼状は「拝啓」から始まり、『○○の候、貴社益々ご清栄のこととお慶び申し上げます…』と続く文章です。
最初は本やネットで調べて、1通作るのにも苦労していましたが、慣れてくると簡単に作れるようになります。
お中元の季節が近づいてきました。受け取ったらお礼状を送りましょう
— むらかな（こっそりブログやってます） (@kanaemitweet) June 16, 2019
・時候の挨拶
・中元を贈ってくれたお礼
・相手を気遣う言葉（例：時節柄、体調を崩しやすい時期ですので、どうか皆さまご自愛ください）
・書中でのお礼となる旨#秘書の仕事
名刺の整理などのいわゆる「雑務」
秘書をつけるくらいですから、ボスは忙しいです。名刺の整理や、コピー取り、その他の雑務を頼まれることも多いです。
お土産を買ってくることも業務のひとつ。重さや大きさにも気を付けないとお客様やボスの負担になってしまいます。お土産選びもセンスが問われます…。
経費の処理なども担当する場合もあります。簿記の資格があると役に立ちますよ。
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秘書をしていて良かったこと
秘書の仕事は、憧れの仕事として見てもらえることも多いです。
「社長秘書をしている」と話すと、すごいね！とも言ってもらえます。
すごいのは私じゃなくてボスなんだけどね！
個人的に、やっていて良かったな～と思えるポイントを挙げていきます。
経営者の考えを知ることができる
これは最大のメリットかもしれません。
ある程度の大きさの企業になると、経営者と接する機会は少ないのではないでしょうか？
社長としての経営ビジョン、時には仕事に対する考え方を教えてもらいました。
その仕事ぶりを間近で見ることができて、考えを聞くことができたのは本当に良い経験として残っています。
ビジネスマナーが身につく
お茶出しのマナーや身だしなみ。動きは優雅に、丁寧に。
転職してどんな職に就いても、ずっと活かし続けることができる、ビジネススキルが自然と身に付きます。
転職活動で目に留めてもらえるかも！？
転職活動の際に、「社長秘書をやっていました」という経歴を面白がった今の社長が採用してくれました。
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今の仕事には関係ないんですけどね。
ですが、お礼状の送付など、秘書時代に培った知識や経験が活かせていますよ。
秘書の仕事のココがつらい
私は適性が低かったためか、正直つらいことが多かったです…！
ミスが許されない
秘書の仕事はひとつひとつは簡単なことです。お店の予約を取る。指定席を手配する。
しかし、簡単なことがたくさん積み重なると、人間はミスをしてしまうものです。
それでも秘書はミスが許されません。
社長が取引先の役員を連れて予約したお店に行ったら…予約が取れていない！？
こちらのミスでなく、お店側のミスだとしても、絶対にあってはいけないことです。
ですから、何度も確認をすることを怠らない。電話は必ず復唱。予約されているか、前日にも確認。
こんな具合なので常にプレッシャーでした。夢に見るくらいでした。ボスに呼ばれて「はいっ」と返事して起き上がって目が覚めたたことがあります。笑
自分の裁量で仕事をすることがほぼ皆無
秘書は究極の補佐役であるということを自覚し、決定権はあくまでボスにあることを忘れずに職務に勤めましょう。
やりがいが感じられない人もいるかもしれません。
先ほども書いた通り、ボスの代わりに雑用をこなすことも多い秘書の仕事。
憧れの仕事・華やかな仕事というイメージをお持ちの方も多いと思いますが、その実は裏方。
「秘書は美味しいもの食べられるんでしょ？」とも聞かれますが、会食の席に同席しないことも多いです。
取引先の秘書さんも会食の席には同席していませんでした。業種によるのかもしれませんが…（製造業でした）
いいものが食べられるかと言えば、そうでもない。
店だけは詳しくなる。味は知らない（悲）。
無茶ぶりに翻弄されることも…
ボスからの無茶ぶりも結構ありました。
「早朝ゴルフに行くので、ホテルの朝食を早めに取れるように交渉して！」と言われたり…。
無理だってば！！
それでもダメ元で電話を掛けたり交渉してみたりしていました。最初っから「いや、無理ですよ」とは言えないですから…。地味にコレが一番つらかったかも。
秘書に求められる能力
私が思う、秘書の仕事に向いているなと思う人は
気配りができる人、コミュニケーション能力が高い人、空気が読める人 です。
先にも書きましたが、秘書は補佐役です。
人をサポートすることが好きで、それが自然とできる人は適性があります。
逆に、自分でやったことに直接成果を感じたい、という人は向かないと思います。
…とまあ、いろいろ偉そうに講釈たれてきましたが、私自身は秘書に向かない性格です。
気が利かない・どちらかというとコミュ障・自己完結型の仕事を好む…
なぜ秘書になったのかというと、他に人がいなかったから。消去法です。笑
ただ、任命されたからには精いっぱい頑張るという責任感で何とか乗り切りました。
プレッシャーに押し潰されそうになることもあったし、夢に見るくらいでしたからしんどかった！
でもたまに社長とほっこりする会話をするのも、楽しかったです。
普通はなかなか出来ない仕事なので、とても良い経験になりました。
秘書になるには？
私は総務から秘書兼務となりました。総務と秘書の兼務は多いですね。企業の規模にもよりますが、専任の秘書を置かない会社も多いです。
今はネットで新幹線の指定席が取れますし、お土産も前もってネットで頼めば配達してくれます。専任で秘書を置くまでもないのかもしれません。
また、秘書として採用された場合でも会社の業務の専門知識が必要なことも。（例えば、弁護士事務所なら法律の知識など）これはどんな仕事でも同じですね。
転職サイトに登録して、気になる案件が掲載された時に応募してみるのもオススメです。
なにかと大変だった秘書の仕事でしたが、大切な人生の財産になりました。やって良かったです。
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